Jean-Marc · Guide pratique
Vos premiers gestes dans le CRM
Un contact arrive : retrouvez sa demande, rappelez-le et gardez une trace de la suite.
Après un formulaire Facebook, la personne attend que vous la recontactiez : pensez à la rappeler.
Ouvrir mon CRMTélécharger ce guide en PDF1. Retrouver un nouveau contact
- Ouvrez le CRM et connectez-vous à votre compte.
- Dans la partie Leads, retrouvez le contact grâce à son nom ou à son adresse e-mail. Un contact qui vient d’arriver porte généralement le statut Nouveau.
- Ouvrez sa fiche. Lisez ses coordonnées, sa Source et, lorsqu’elles sont présentes, ses réponses au formulaire Facebook.
La liste peut aussi contenir des contacts issus du site ou d’un e-mail entrant. Une nouvelle fiche ne signifie donc pas toujours une nouvelle demande publicitaire.
2. Rappeler et noter le résultat
- Dans la fiche, repérez Téléphone. Sur un téléphone compatible, touchez le numéro pour appeler. Sur ordinateur, vous pouvez le composer sur votre téléphone.
- Après l’appel, utilisez Enregistrer un appel ou la partie Appels de la fiche.
- Choisissez ce qui s’est réellement passé : Joint, Pas de réponse ou Messagerie, puis enregistrez. Si la personne est jointe, indiquez la suite de l’échange.
- Ajoutez une note utile : sa demande, ce que vous avez convenu et le moment où la rappeler.
« Pas de réponse » ne veut pas dire « numéro invalide ». Choisissez « Numéro invalide confirmé » seulement si vous avez vérifié que le numéro est réellement incorrect.
3. Garder le bon statut
Le statut aide à savoir où en est chaque personne. Choisissez celui qui correspond à la situation réelle.
- Nouveau : la demande vient d’arriver.
- Contacté : vous avez pris contact.
- Réservé : un rendez-vous est effectivement confirmé.
- Relance 1, 2 ou 3 : une nouvelle tentative est à suivre.
- Perdu : la demande ne donnera pas suite ; renseignez le motif proposé.
Changer le statut en « Réservé » ne remplace pas une réservation dans l’agenda. Pour fixer un rendez-vous, utilisez le bouton décrit ci-dessous.
4. Réserver un rendez-vous manuellement
- Ouvrez la fiche du contact et descendez à Rendez-vous.
- Dans Réserver un nouveau rendez-vous, choisissez le type de rendez-vous, la date, l’heure et la durée. Vérifiez aussi le fuseau horaire affiché.
- Cliquez sur Réserver.
- Attendez le message de confirmation, puis vérifiez que le rendez-vous apparaît bien dans l’agenda.
Si le créneau est indisponible ou si un message d’erreur apparaît, choisissez un autre créneau ou vérifiez l’agenda avant de recommencer. N’utilisez pas « Forcer ce créneau » par habitude.
Une fiche semble incorrecte ?
La fiche permet de modifier le nom, le numéro ou l’e-mail. Corrigez uniquement les informations que vous connaissez avec certitude.
Pour un contact personnel, un e-mail informatif ou une fiche inattendue, vérifiez d’abord la source. Ne le classez pas comme prospect perdu uniquement pour le faire disparaître de la liste.
La vidéo possède aussi des sous-titres automatiques, non relus (texte) et un fichier VTT original. Ils peuvent comporter des erreurs.